Politique de vigilance

1. Informations d'arrière-plan

NIXI favorise et encourage un environnement où chacun est vigilant et s'engage à assurer la protection, la promotion et la poursuite des meilleurs intérêts de NIXI sans entreprendre, tolérer ou ignorer tout acte répréhensible de quiconque.

Alignée et inspirée du manuel de vigilance (septième édition, 2017) publié par la Commission centrale de vigilance (CVC), la politique de vigilance de NIXI comprend des processus appropriés pour prévenir et détecter les irrégularités ; analyser et trouver les raisons de ces irrégularités ; identifier ceux qui en sont responsables ; et prendre des mesures punitives appropriées chaque fois que nécessaire.

Il fournit également un mécanisme sûr et sécurisé permettant à quiconque d'informer, de soulever ou de signaler une préoccupation « réelle » concernant des actes répréhensibles réels, suspectés ou planifiés, au sein de, par ou à propos de NIXI ou de ses administrateurs, employés, partenaires, clients ou sociétés affiliées qui sont illégaux, immoral ou contre les intérêts de l'organisation.

2. Divulgation d'intérêt public et protection des informateurs (PIDPI)

Tant que ce signalement est fait de bonne foi et sans aucune mauvaise foi, et est fondé sur une croyance raisonnable qu'un acte répréhensible s'est produit ou est susceptible de se produire, il n'entraînera pas de représailles, de récrimination, de punition, de victimisation ou de discrimination à l'encontre du plaignant ou le dénonciateur même si l'enquête ou l'enquête subséquente aboutit à ne trouver aucune preuve d'acte répréhensible.

La plainte peut être déposée confidentiellement soit auprès du président du conseil d'administration, soit auprès du directeur général. Toutefois, en cas de falsification des documents financiers, la plainte peut être déposée auprès du président du comité d'audit du conseil d'administration.

3. Actes justifiant la vigilance

En tant qu'organisation commerciale, il n'est pas inhabituel, improbable ou impossible que certaines actions entraînent une perte monétaire ou des bénéfices inférieurs aux prévisions, possibles ou probables. Cependant, seuls les cas auraient une vigilance, angle où de telles actions sont de mauvaise foi.

Voici une liste illustrative mais non exhaustive d'actes répréhensibles pouvant justifier ou déclencher l'invocation de la Politique de vigilance :

Corruption financière ou autre ;
Irrégularités financières ;
Mauvaise utilisation ou détournement des ressources organisationnelles ;
Corruption; à la fois accepter et offrir
Obtenir ou exiger pour soi-même ou pour toute autre personne une chose de valeur un avantage pécuniaire par des moyens corrompus ou illégaux ou en abusant de sa position
Exiger et/ou accepter une gratification autre que la rémunération légale ; obtenir une chose de valeur, sans contrepartie ou avec une contrepartie insuffisante d'une personne avec laquelle on a ou est susceptible d'avoir des relations officielles ou ses subordonnés ont des relations officielles ou avec qui on peut exercer une influence.
Possession d'actifs disproportionnés par rapport à ses sources de revenus connues.
Action ou inaction intentionnelle ou délibérée ou délibérée ou indiscipline ou connivence ou complicité ou négligence qui entraîne ou est susceptible d'entraîner une perte - pécuniaire ou autre, ou un impact négatif sur les affaires, la stabilité, les opérations, la résilience, la réputation, la sécurité, les intérêts ou les opérations de NIXI ;
Népotisme; action délibérée ou inaction délibérée au profit de quelqu'un ou pour refuser un avantage à quelqu'un connu ou inconnu ;
Favoritisme; le non-respect des processus établis conduisant à un avantage ou une opportunité involontaire pour quelqu'un ou le refus d'un avantage ou d'une opportunité à ceux qui le méritent ;
Activité anti-nationale ;
Non-divulgation et/ou dissimulation et/ou refus de se récuser ou de se retirer du processus décisionnel en cas de conflit d'intérêts ;
Les transactions frauduleuses, y compris, mais sans s'y limiter, les notes de frais, les bons de commande, les factures ou les paiements, les remboursements, les preuves d'investissement, etc. falsifiés, faux ou frauduleux ;
La falsification ou la destruction illégale de documents, y compris, mais sans s'y limiter, ceux relatifs à l'emploi, à l'audit, à l'enquête ou à toute enquête ;
Utilisation abusive, utilisation non autorisée, partage illégal d'informations personnelles d'employés, de clients, de sociétés affiliées, de fournisseurs de services et de bureaux d'enregistrement, que ce soit à titre onéreux ou non ;
Activités criminelles, y compris, mais sans s'y limiter, le vol, l'incendie criminel, l'usurpation d'identité et l'intimidation criminelle ;
Possession, échange ou consommation de substances de contrebande sur le lieu de travail ou dans le cadre de fonctions officielles ;
Acte de turpitude morale;
Falsification, suppression ou fuite illicite d'informations ;
Falsification des rapports et registres statutaires et financiers, y compris les états financiers et les registres comptables de la société.
Non-conformité au code de conduite de l'organisation

Cette liste n'est cependant pas exhaustive et n'est qu'indicative. En conséquence, d'autres actes répréhensibles peuvent également entraîner une action de vigilance en fonction des faits et des circonstances du cas particulier.

Il convient de noter qu'il existe une politique distincte de prévention du harcèlement sexuel à l'égard des femmes (politique POSH) pour traiter les cas pertinents en vertu de celle-ci.

4. Agent de vigilance (VO)

Un haut fonctionnaire au sein de l'organisation sera nommé agent de vigilance (OV) par le PDG.
Le VO peut être à temps plein ou à temps partiel.
Le mandat du VO est de trois ans et peut être prolongé de deux ans.

5. Fonctions et devoirs de l'officier de vigilance (VO)

Préventif
- Identifier les procédures et les pratiques qui offrent des possibilités de corruption.
- Identifier les domaines où les pouvoirs discrétionnaires ne sont pas utilisés de manière arbitraire.
- Identifier les points de retards indus et leurs causes sous-jacentes.
- Identifiez les zones qui ne disposent pas des contrôles requis en ayant différents « décideurs » et « vérificateurs »
- Identifier les postes et fonctions critiques.
- Identifiez les domaines où les exceptions et les exemptions sont redondantes, disproportionnées, inutiles ou injustifiées.
- Des formations régulières pour créer une prise de conscience et une sensibilisation.
- Concevoir des processus internes appropriés pour éviter et minimiser les conflits d'intérêts.
- Recommander des étapes pour la rectification et combler les lacunes dans ce qui précède.
Punitif
- Recevoir, enquêter et traiter les plaintes et leurs rapports.
- Nommer les autorités d'enquête appropriées si nécessaire.
- Concevoir des processus d'audit et de préservation des preuves requises.
- Recommander des mesures disciplinaires appropriées.
Surveillance et détective
- Effectuez des contrôles surprises et aléatoires.
- Rassemblez des renseignements par le biais d'autres sources et triangulez-les.

6. Disposition spéciale pour le VO

VO n'a pas besoin d'autorisation préalable pour entreprendre un voyage tant que ce voyage est entrepris dans le but spécifique de visites surprises pour effectuer des contrôles aléatoires et raisonnables.
Cependant, le VO doit tenir le PDG informé et informé de la même chose.
Le VO ne doit pas être victime ou contraint d'agir sous une quelconque influence interne ou externe.

7. Origine des plaintes

Interne, par tout membre du personnel, fonctionnaire ou sous-traitant.
Ministère de l'électronique et des technologies de l'information (MeitY), gouvernement indien.
Autres parties prenantes:

Conseil d'administration
Membres
Bureaux d'enregistrement
Auditeurs internes et statutaires

8. Obligations du dénonciateur

Chaque employé doit informer le VO au plus tôt s'il rencontre un incident, un schéma ou un acte répréhensible réel, suspect ou probable avec une conviction raisonnable, même s'il peut lui-même ne pas être impliqué dans celui-ci à aucun moment.
Le déclencheur doit inclure, mais sans s'y limiter, les situations dans lesquelles un employé est invité, dirigé, menacé ou contraint d'entreprendre une activité qui ne respecte pas les politiques ou procédures normales ou qui nuit ou est susceptible de nuire aux intérêts et à la réputation de NIXI ou à son code de conduite.
Aider à l'enquête.
Fournir toutes les informations nécessaires et suffisantes.

9. Obligations de l'accusé

Aider à l'enquête.
Fournir toutes les informations nécessaires et suffisantes.
Ne pas influencer le dénonciateur, le VO ou les autorités chargées de l'enquête à se retirer, suspendre, arrêter ou retarder.
Abstenez-vous de falsifier ou de détruire les preuves.

10. Identité du dénonciateur et de l'accusé

La personne qui signale tout acte de vigilance doit décliner son identité.
Le VO doit assurer la confidentialité de l'informateur et de l'accusé.
Le président ou le chef de la direction peut également prendre connaissance de tout rapport anonyme sur tout acte répréhensible à condition qu'ils déterminent prima facie que l'affaire signalée est suffisamment grave et qu'il existe suffisamment d'informations ou de preuves justifiant une enquête. À leur tour, ils peuvent demander au VO d'entreprendre une enquête appropriée.

11. Opportunité et confidentialité

Les questions ou incidents liés à la vigilance doivent faire l'objet d'une enquête rapide et rigoureuse tout en assurant la confidentialité des informations pertinentes et de l'identité du plaignant et de l'accusé, à l'exception de ne divulguer que les informations nécessaires à ceux qui ont besoin de savoir et conformément à la lois en vigueur, y compris, mais sans s'y limiter, la vigilance.
Les cas peuvent être signalés aux organismes chargés de l'application de la loi et/ou aux organismes de vigilance lorsque cela est jugé approprié ou mandaté par la loi applicable.

12. Procédure de dépôt de plainte

La plainte doit se situer dans le contexte organisationnel.
Les plaintes peuvent être déposées en adressant une lettre ou un e-mail directement au VO, en donnant les faits spécifiques de l'affaire spécifique relative à la corruption.
La plainte doit être sincère et non malveillante, vexatoire ou frivole.
Le plaignant doit s'identifier et doit indiquer son adresse et ses coordonnées dans la plainte. Aucune plainte anonyme ou pseudonyme ne pourra être prise en compte pour enquête.
Les plaintes doivent être précises et étayées par des preuves adéquates pour étayer un angle de vigilance substantiel prima facie. Dans la mesure du possible, les incidents spécifiques, les transactions, les personnes et les informations pertinentes telles que la date, l'heure, le lieu et l'occasion doivent être spécifiés pour accélérer l'examen et l'ouverture d'une enquête, etc.
Une seule plainte doit éviter de mélanger différents cas ou différentes fautes professionnelles à moins et jusqu'à ce qu'il y ait un lien clair entre ou parmi ces allégations. S'il y a plus d'un problème ou d'un cas ou d'un élément déclencheur dans une plainte particulière, celui-ci doit être énoncé de manière convaincante et cohérente.
La plainte ne doit pas être partiale ou basée sur des griefs personnels ou pour régler des comptes.
La plainte ne doit pas être déposée dans le seul but de diffamer ou de discréditer l'accusé ou l'organisation.
Où et quand c'est possible

13. Traitement et traitement des réclamations

Chaque plainte doit être formellement enregistrée dans un registre tenu à cet effet par la VO selon le modèle ci-dessous :

N° de réclamation	Date de réception	Source de la plainte, y compris le nom, l'affiliation, l'adresse, les coordonnées et le mode de plainte	Nom et Désignation / Affiliation de la ou des personnes contre lesquelles la plainte a été déposée	Numéro de référence du fichier	Bref résumé de la plainte	Action prise	Date de l'action	Remarques

Si le VO est convaincu que la plainte est spécifique et dispose de preuves suffisantes, une action de suivi doit être prise comme indiqué plus loin.
Si la VO constate que la plainte est illisible, incomplète, vague ou sans preuves ou précision suffisantes, celle-ci sera enregistrée sous « Remarques » dans le registre et l'affaire ne sera pas reprise pour toute autre action.
Dans un délai d'une semaine à compter de la réception de la plainte, le VO enverra une communication formelle au plaignant ainsi nommé dans la plainte, conformément aux coordonnées qui y sont mentionnées, lui demandant de confirmer que le plaignant nommé est bien le plaignant.
S'il n'y a pas de réponse dans la semaine suivant la remise de la communication du VO à l'adresse mentionnée dans la plainte ou si la réponse à ce qui précède est négative, la plainte ne sera pas prise en compte pour une enquête ou une enquête plus approfondie.
Si la réponse à 'd' ci-dessus est affirmative, le VO nommera un enquêteur approprié pour enquêter sur l'affaire.
L'enquêteur doit mener une enquête indépendante et peut rechercher ou exiger des informations supplémentaires auprès du dénonciateur, de l'accusé ou de toute autre personne, unité organisationnelle sur la base du "besoin d'en connaître".
L'enquêteur doit soumettre un rapport préliminaire dans un délai d'un mois et le rapport final dans un délai de trois mois à compter de la date à laquelle il a été chargé d'entreprendre une enquête contre une conformité spécifique. Dans des circonstances exceptionnelles, le directeur général peut accorder jusqu'à un mois supplémentaire pour l'enquête préliminaire ou jusqu'à trois mois supplémentaires pour l'enquête finale, sur la base de la demande de l'enquêteur et sous réserve de l'accord du VO.
La tâche de l'enquêteur est de rapporter les faits de l'affaire au VO.
Après avoir dûment examiné le rapport soumis par l'enquêteur, la plainte initiale et les preuves fournies ou découvertes, le VO doit faire une recommandation appropriée pour d'autres actions au PDG.
Le PDG, à son tour, peut soit demander au VO de clore la plainte sans aucune mesure spécifique à prendre si le rapport n'est pas concluant ou ne conduit à aucune preuve substantielle d'inconduite ou d'acte répréhensible. Cependant, le cas échéant, le PDG peut autoriser des actions appropriées telles qu'elles sont inscrites dans cette politique.
Le PDG doit dûment examiner les faits du cas spécifique et recommander une action appropriée dans le cas particulier.
A chaque étape, depuis la réception de la plainte jusqu'à sa décision finale, la VO tiendra le CEO informé et informé des cas respectifs.
Afin de mener une enquête équitable, neutre et objective, le VO peut recommander des actions supplémentaires avant ou pendant l'enquête et celles-ci peuvent être mises en œuvre, sous réserve de l'approbation de celles-ci par le PDG. Celles-ci peuvent inclure, mais sans s'y limiter, la dissociation de certaines personnes de certaines activités, le report des examens ou évaluations périodiques ou même la modification des lignes hiérarchiques ou de la structure, en particulier en ce qui concerne le plaignant, l'accusé, le VO et l'enquête officier.
Nonobstant la structure de rapport standard, aux fins de la politique de vigilance, chaque enquêteur doit rendre compte au VO et le VO à tour de rôle, directement au PDG.
Le VO communique formellement le résultat de l'enquête au plaignant, dans un délai d'une semaine à compter de la date de clôture de celle-ci, à savoir. enregistrement des mesures prises avec l'approbation du directeur général dans le registre des plaintes.

14. Procédure d'appel

L'appel contre le résultat de tout problème ou incident de vigilance incombera au comité de gouvernance d'entreprise constitué par le conseil d'administration.

15. Action contre le(s) fautif(s)

Selon le cas et les circonstances spécifiques, des mesures appropriées seraient prises contre les malfaiteurs qui pourraient inclure tout ou partie des éléments suivants :

Récupération de la perte pécuniaire pour l'organisation, tout employé, ou avec pénalité et intérêt, etc.
Interdiction de prolongation de contrat, révision de salaire, promotion.
Suspension, mutation, rapatriement, interdiction de promotion.
Résiliation d'emploi, contrat, contrat de service ou autre.
Interdiction d'emploi, de recrutement, d'appel d'offres et d'affaires suivants ou futurs.
Signalement, escalade ou remise de l'affaire aux forces de l'ordre.
Dépôt d'affaires civiles ou pénales, si cela est justifié.
Toute autre mesure justifiée.

16. Action contre les signalements frivoles, frauduleux ou de mauvaise foi

Si un rapport s'avère frivole, vexatoire, frauduleux ou de mauvaise foi, la personne qui fait ce rapport sera soumise aux mêmes mesures disciplinaires que celles énumérées à la section 6 ci-dessus.
En outre, un tel informateur peut également faire face à des poursuites pénales en vertu des lois en vigueur, y compris, mais sans s'y limiter, l'article 182 du Code pénal indien, 1860 et l'article 195 (1) (a) du Code de procédure pénale, respectivement.

17. Retrait de plainte

Une fois que le VO prend connaissance d'une plainte et entame une enquête, celle-ci doit être poursuivie jusqu'à sa conclusion logique même si une demande est faite pour retirer une plainte particulière, arrêter ou suspendre l'enquête pour quelque raison que ce soit.
Dans le cas où la plainte s'avère frivole, vexatoire, frauduleuse ou de mauvaise foi, les mesures appropriées énumérées ci-dessus à la section 8 s'appliqueront.

18. Les noms, désignation de l'Officier de Vigilance
Shri Rajiv Kumar (gestionnaire-registre)
9th Floor, B-Wing,Statesman House, 148, Barakhamba Road, New Delhi-110001 Inde
N° de contact : 011-48202002
Courriel : rajiv[at]nixi[dot]in
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